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协同办公管理系统(OA)试运行通知


协同办公管理系统(OA)试运行通知

第一章   总  则

第一条 为加强公司协同办公管理系统(以下简称OA系统)管理(地址:http://gzzxjt.gicp.net:53633),保证其高效、安全运行,充分发挥OA系统的作用,结合公司办公自动化工作实际,特制定本办法。

第二条 系统的应用分两个阶段:

第一阶段为试运行期,自2017年8月1日正式开始,公司实行办公业务双轨运行,即纸质公文和电子公文同时进行,试运行期为一个月。

第二阶段为正式运行,自2017年9月1日起系统投入正式运行,所有非涉密的一般文件(领导审核)除印发少量纸质文件存档或对外使用外,均以电子文件形式流转。涉密和不便通过系统流转的公文,仍按纸质文件流转。

第三条 OA系统,主要运用于公司各部门之间的公文流转、各类工作的申请与审批。

第四条 OA系统内容包括协同办公、公文管理、电子邮件、文档管理、公共信息、个人日程、个人设置、综合办公、关联系统、常用工具等功能,旨在实现公文和工作处理的无纸化传输、信息共享和交流,规范管理流程,提高办公效率和降低管理成本。

试运行期间以下工作内容必须通过OA系统运行:公文、协同办公、合同、文档管理、公告、通知、领导审批。

第五条OA系统自动对协同工作进行跟踪,对每位公司员工工作事项的处理周期、处理件数、延误情况进行记录,员工使用OA系统进行协同工作的情况将纳入该部门年度考核范围。

第六条 本办法适用于贵州卓信实业公司及下属各子公司。

第二章   使用单位

第七条 使用单位为公司各部门、各下属公司。并通过OA系统密码登陆。

第三章   使用人员

  第八条 从事本系统运行、维护、管理的工作人员,应具备良好的服务意识和相应的专业技术水平,尽职尽责,保证工作质量。

    第九条 系统使用人员应自觉遵守系统运行的规章制度,按照工作权限,认真完成本人在系统中所承担的工作任务。

 第十条 系统使用人员的账号密码(口令)必须设6位以上字符(含字母、数字、符号等),并严格保密,不得与其他使用人员名(账号)相同。使用人员取得初始密码后应在OA系统的个人设置里面,须对自己的登陆密码进行修改,避免他人使用。若密码丢失,应向oa管理员提出申请,恢复初始密码。

          第十一条  个人信息的完善在OA系统的个人设置里面,必须对自己的个人信息进行添加,如联系方式、e-mail、生日日期等,以便同事之间联系时查找方便。

第十二条 未经本单位负责人同意,非相关人员不得使用系统管理员的密码登录系统。

第十三条 为保证各类电子文件的及时收发,公司领导、部门主管原则上应该全天手机端在线,其他工作人员至少每天上下午各登陆两次OA系统,接收各类文件,处理待办事项。

第十四条  使用人员如因出差或出差时间较长而无法处理待办事项的,应指定授权的代办人进行相关操作。

              第四章  业务管理规则

第十五条 公司员工应熟练掌握OA系统的操作方法,在使用OA 系统处理办公业务时,应遵守以下规定:

(一)通过OA 系统发布的信息、发起的协同,OA使用人员视同知晓,应及时登录系统获取办公信息,处理相关业务。

(二)公司员工应保证通过OA系统发布、流转的信息和文件的内容完整准确,并对所发布的内容负责。

(三)公司员工应保证OA系统处理办公业务的响应时间。网上公文及协同处理流程涉及到的工作人员处理时间原则上不超过2个工作日。如有出差、请假、培训等特殊原因离开时,须通过代理设置功能委托相关人员代为办理。

第十六条 OA系统公共信息管理实行实名制,不得在OA系统上发布与公司工作无关的公告或调查;不允许在讨论区发布私人事务,尊重他人权益及隐私,言论应遵守国家相关法律法规。

第十七条 OA系统流程模板涵盖范围内的办公流程,涉及的相关部门应按照系统模板使用说明实行网上办公,流程定制发起的部门应督促系统模板的使用。

第十八条 公文管理

(一)发文管理:公司各管理部门发文,由各部门职员拟稿,交部门经理(或副经理)审核后,提交总经理核稿,由总经理根据文件性质和领导工作分工,把文件提交给相关领导签发,领导签发后文件传递给企划部管理员,管理员对文件存档,并分发到各相关部门和人员。

(二)收文管理:由办公室主任登记,交部门负责人拟办后,由办公室主任根据拟办的意见交相关领导进行批示,完成后通过办公室主任传递给相应的部门进行阅办和承办,完成后,由行政部档案管理员文件存档。

(三)签报管理:公司各管理部门发起,交部门负责人审核后,由发起人根据文件的情况,把文件提交给相应的其他部门负责人会签或领导进行签发,签发后,各部门自行保存。


        第十九条 文档管理
     (一)一般文档管理


各部文档管理员应对本部门需保存、共享的资料进行分类整理,并归档到本部室“单位文档”对应目录中;并根据查询权限授权其它员工查询或借阅。重要文档需另外备份。

(二)公文文档管理

公文处理的流程完成后,文件自动归档到电子档案库,形成归档文件,档案管理员要对文件进行登记、分类、立卷等工作并形成档案,供全体人员查询或借阅。人员查阅公文内容需要在办公系统中提出申请,由档案管理人员授权后查阅。

(三)注意事项

各个部门的相关文件必须分类上传到部门文档中,在每个部门文档下可以新建文档夹以便使用。同时每个部门的单位文档必须对公司领导公开,以便领导的查看。对于个人文档,不允许上传与工作无关的文件,如歌曲、短片、MTV等。

第二十条 日常办公


(一)行政、财务、计划、人事等各类事项的审批管理
     单位人员如需要做工作审批,须经协同系统调用对于的事项,填写各类审批单,并根据情况按照相应的流程进行流转。
  (二)协同办公管理
     单位人员需要传递文件,须用协同工作与部门内部或其他部门人员、部门领导或公司领导进行日常的文件的交流和消息沟通。


(三)公告管理

由企划部起草公告通知等信息,总经理审核报董事长审批后在办公OA系统上直接发布。

计划通知类的信息由行政部负责,汇总后的计划经过领导确认后,统一发布。


第二十一条

模版应用

对现有的模版进行双轨运行,对该类模版的流程进行评析,以便优化,并欢迎提出更多合理的需求。公共模版必须通过OA上实现。

关联人员、关联项目。

每个人须将与自己联系较多的同事配置为关联人员,其中必须将自己的上级和公司领导配置为上级人员,以便查看。生产和工程人员,对于自己负责的项目必须在OA上进行新建项目的操作,主管领导设置为自己的上级和公司领导,方便领导查看。

      第五章   罚   则

   第二十二条  协同办公是非常严肃的事情,对处理延误造成工作积压的1—3次/月罚款50元,4—6次/月100元(延误是指以系统的记录时间计超过48小时仍未处理待办事宜),其他次数依次类推。

   第二十三条  OA系统的推广应用由企划部进行检查考核,对长期不使用OA系统、不按统一要求提供共享数据;网上办公数据不准确,对工作造成不良影响的,视状况处以50---200元罚款。

    第二十四条  侦测、盗用他人账号和密码,刺探网络配置、服务器配置和数据库信息,造成OA系统运行中断的,罚款100元。

  第二十五条  遗失或泄漏账号、密码等安全认证信息,造成公司损失的,罚款100元。公司保留追究法律责任的权利

  第二十六条  侦测、盗用他人电子印章及手写签名者,将罚款50—200元。严重者将移交公安机关进行处理

  第二十七条  违反OA运行制度上的其他规章条理的处罚将另行规定。所有员工使用OA情况将纳入集团年度考核范围

  第二十八条  对于个人文档,不允许上传与工作无关的文件,如歌曲、短片、MTV等,违者将罚款100元。


第六章   附  则

    第二十九条   本办法由企划部负责解释。

     第三十条  本办法自发布之日起实施并生效。


                   贵州卓信实业发展有限责任公司

                           2017.7.28


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